TIP – Vorbereitung und Gepäck für eine Geschäftsreise

Nachdem mich immer wieder der Eine oder Andre gefragt hat, wie man denn am besten eine Geschäftsreise vorbereitet, möchte ich euch hier mal meinen Weg zeigen.

Grundlage:
Jede Geschäftsreise ist anders. Ich werde euch hier auch keine Tips zum Meeting selber geben. Das ist ja alles so individuell, dass man dafür wahrscheinlich einen ganz eigenen Artikel schreiben könnte. Nur soviel dazu, mir ist es immer wichtig mindestens einen Abend mit meinem Geschäftspartner zu verbringen. Das kann der Abend am Anreise-tag oder der Abend nach dem Meeting sein. Wenn ihr nur ein Meeting habt, dann macht es durchaus Sinn auch noch eine zweite oder gar dritte Nacht einzuplanen um zum einen entspannter am nächsten Tag abreisen zu können oder um mit dem Partner noch einen Freizeittag zu verbringen. Das hier im Detail zu erörtern wäre aber sicher einen eigenen Artikel wert. Darum kümmere ich mich hier um das drum herum. Die Vorbereitung, das Gepäck usw. Damit ihr meine Ansätze versteht, müsst ihr wissen, dass ich meist 5 – 10 Tage unterwegs bin und dabei bis zu 7 Meetings auf einem Kontinent durchziehe. Daher mag manches übertrieben sein. Deshalb denkt immer an euren eigenen Terminkalender.

Im Anflug auf Bali

Im Anflug auf Bali

Das ganze geht natürlich mit den Unterlagen los. Für jedes Meeting richte ich mir eine Mappe mit den wichtigsten Unterlagen und den Themen die ich besprechen möchte. Ich hab das auch schon auf dem iPad gemacht. Das erfassen von Notizen hat sich hier aber häufig als störend erwiesen, wohingegen Papier tatsächlich noch eine gewisse Akzeptanz hat. Deshalb nutze ich für Präsentationen ein iPad und einen Laptop, für Notizen jedoch ein Blatt Papier.

Neben den Mappen fürs Meeting richte ich mir einen Schnellhefter mit allen Reiseunterlagen. Darin enthalten sind das Flugticket, alle Hotelreservierungen, Mietwagenreservierungen, Bahntickets usw. Vor allem an abgelegenen Flughäfen oder Flughäfen in unsicheren Gegenden, muss man ein gedrucktes Ticket vorweisen können. Für den Fall, dass ich die Mappe verliere oder etwas kaputt geht, habe ich den kompletten Inhalt als Kopie in meiner Dropbox gespeichert. Dropbox kann von jedem Computer der Welt und von jedem Handy erreicht werden. Somit hat man die beste Möglichkeit auch verlorene Unterlagen schnell wieder auszudrucken.

Als nächstes wird der Trolly für die Meetings vorbereitet. Darin habe ich meinen Laptop, meine Reiseunterlagen und die Mappen für die Meetings. Zudem befinden sich Kugelschreiber, Visitenkarten und die Stromkabel darin. Der Trolly ist das wichtigste Utensil und sollte sehr hochwertig sein. Schließlich geht man damit auch zum Kunden. Ich selber nutze einen Trolly von Samsonite, welcher sicher schon 5 – 6 mal um die Erde geflogen ist. Das wichtigste in diesem Trolly ist jedoch mein „First Aid“ Kit. Das ist eine kleine Tasche in der ich Imodium Akut, Elektrolyte, Kopfschmerztabletten und Desinfektionstücher habe. Zudem habe ich immer zwei Pack Tempotaschentücher in der Nähe deponiert. Zur Erklärung, muss ich vielleicht erwähnen, dass ich ausschließlich durch Asien reise. Dort sind die hygienischen Vorraussetzungen nicht immer ideal. Das „First Aid“ kit habe ich auch in meinem Hygienebeutel. Das macht deshalb Sinn, da man im Falle eines Falles schnell reagieren kann. Wenn das alles drin ist, kommt das zweitwichtigste. Das ist ein frisches Hemd, eine Unterhemd, eine Unterhose ein Paar Socken und eine Krawatte. Gerade wenn das Meeting kurz nach der Anreise stattfindet, hat man so die Möglichkeit, auch bei Verlust des Koffers noch einigermaßen passabel auszusehen. Zu guter Letzt kommt dann noch ein Satz geräuschreduzierender Kopfhörer dazu. das ist ein absolutes muss für Leute die häufig fliegen. Ich selber verwende die BEATS Studio.

Wenn der Trolly fertig ist, kommt meine Handtasche dran. Das ist ein kleiner Umhängebeutel in dem ich wieder ein Pack Tempos habe, mein iPad und meine Reisemappe. Die Reisemappe enthält meinen Ausweis, eine Kreditkarte und alle Meilenkarten bzw. Hotelkarten wie z.B. Frequent Traveler, Skyteam, OneWorld, Aclub usw. Sie dient auch dazu die Bordkarten für Anschlussflüge und die Gepacktickets sicher zu verwahren. Kurz vor betreten des Flugzeuges hänge ich mir meist die Kopfhörer, welche in einer sicheren Schatulle verstaut sind, mit der Schatulle an die Handtasche. Dadurch kann ich den Trolly getrost im Gepackfach lassen und habe alle wichtigen Dinge in einem kleine Täschchen an meinem Sitz.

Um die Ausstattung zu komplettieren, kommt mein iPhone dazu. Das habe ich immer in der Hosentasche. Dort sind alle Apps aller Fluglinien drauf, sowie meine wichtigsten Apps. Zum einen ist das „Flug+“. Diese App hilft einem alle Flüge zu verwalten ohne ständig die Reisebestätigung raus kramen zu müssen. Zudem gibt diese App Informationen über das Gate, die Einstiegszeit, Verspätungen und Sitzplätze im Flughafen.

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Des Weiteren ist dies „Priority Pass“. Zu dieser App muss man sagen, dass es Flughafen gibt oder Flug-Konstellationen bei denen man nicht in eine Airline Lounge kann. Wenn man nicht häufig fliegt, dann geht das sowieso nicht. Piority Pass ist eine Art Lounge Vereinigung. Gegen eine Gebühr von € 100 bis €300 im Jahr darf man eine gewisse Anzahl von Lounges pro Jahr besuchen. Über mein Konto bei meiner Bank habe ich diese Karte mit unbegrenztem Lounge Zugang Kostenlos erhalten. Dadurch kann ich an jedem Flughafen auf der Welt in eine Lounge sitzen. Das macht das Reisen natürlich sehr viel Angenehmer und hilft einem effizienter zu arbeiten. Durch diesen Vorteil habe ich schon häufig wichtige Dinge auf dem Flughafen erledigt.
Die dritte App ist „Seatguru„. Die ist vor allem bei der Sitzplatzwahl wichtig. Ich bin jetzt jedoch absoluter Egoist und werde euch nicht verraten wo die besten Plätze sind und wie man die bekommt. Bei einer Körpergröße von über 2m ist das sehr wichtig. Daher verzeiht mir den Egoismus.

Weiter geht es mit dem Hauptgepäck. Dazu habe ich zwei Grundsätzliche Regeln.
-Pro Tag einen Satz Klamotten. Diese Regel erleichtert einem die Auswahl der Menge der Klamotten und garantiert einen gewissen Satz an Backup Kleidung. Das ist äußerst wichtig, denn häufig hat man keine Zeit oder keine Gelegenheit ein defektes Kleidungsstück schnell zu ersetzen. Vor allem, wenn man kaum persönliche Zeit eingerechnet hat. Die zweite Regel ist, immer eine Kreditkarte pro Gepäckstück. Warum erfahrt ihr hier.

Dann gibt es natürlich noch den Unterschied zwischen Reisetag und Meetingtag und den Tagen an denen man vom Meeting direkt in den Flieger steigt.Für den Reisetag wähle ich immer eine schwarze Jeans,eine robustes Baumwollhemd und bequeme Schuhe. Zudem habe ich immer eine Jacke dabei. Selbst wenn ich am Äquator herumreise. Gerade im Flieger wird es häufig mal Kalt. Zudem habe ich eine Jacke mit Brillenfach dabei, was verhindert, dass meine Brille im Flugzeug verloren geht.Für das Meeting nehme ich immer entsprechende Kleidung mit. Das kann von Kurzarm mit Krawatte bis hin zum Anzug gehen. Abhängig von den Landes typischen Gepflogenheiten. Grundsätzlich trage ich jedoch eine Krawatte. Ich gehe hierbei davon aus, dass dies von einem repräsentativen deutschen Geschäftsmann erwartet wird. Hierbei gleich ein Tip. Nehmt euch auch was sehr legeres und schludriges mit. Gerade Morgens beim Frühstück liebe ich es einfach in bequemen Klamotten zu essen. Zudem verhindere ich damit, dass es Kaffeeflecken auf dem neuen Hemd gibt. Wenn du also dein Outfits für jeden Tag komplett hast, dann packe eine zusätzliche Hose ein. Auch das gilt der Sicherheit und ist Gold wert. Nach den Klamotten kommt der Rest. Dazu gehören immer zwei Paar Schuhe für die Meetings. Auch hier gilt eines als Backup. Dann sollte man genügend Reiseadapter dabei haben. An dieser Stelle sei angemerkt, dass ich immer auch einen ganz einfachen Stecker von zwei Pin auf US dabei habe. Solche Stecker gibt es für 2 Euro meist in Asien, erfüllen keine Sicherheitsnorm und sind dennoch Gold wert. Schließlich kommt dann noch eine Ersatzbrille und eine Kreditkarte in den Koffer. Wenn dann alles passt, stecke ich Lenor Trocknertücher dazu. Die helfen, dass die ganze Wäsche länger frisch riecht und dass auch mit zuzunehmender Schmutzwäsche immer ein frischer Wind im Koffer weht.
Bei der Koffergröße bin ich flexibel. Ich reise mit TITAN X2 4W Koffern und habe diese in allen Größen (S, M, XL). Die Koffer sind preiswert, im mittleren Preissegment positioniert, sehen stylisch aus und sind sehr robust. Wenn dann doch mal was defekt war, hat der Service von Titan sehr gut funktioniert. Vor allem aber kaufe ich die Koffer weil sie „Made in Germany“ sind sich die Qualität der Koffer bis jetzt bewährt hat.

Packliste:
Ich habe lange experimentiert, was wohl die beste Methode ist um dies mit einer Packliste abzusichern. Auch hier habe ich verschiedenste Apps probiert. Leider hat mir keine so gepasst wie ich es brauche. Daher habe ich mir einfach eine Notiz erstellt, die ich mir jedes mal Ausdrucke und dann abhake. Das ist zwar total uncool und oldschool, funktioniert aber einfach am Besten.

Meine Liste sieht im Grunde übrigens so aus:

– Unterwäsche für jeden Reisetag
– Hemden entsprechend
– Krawatten
– Anzug wenn nötig
– Stoffhose
– Gürtel
– ReiseJeans
– Backup Hose
– Reisemappe mit Backup Kreditkarte, Meilenkarten,
– Reisepass
– Backupreisepass
– Reisegeldbeutel mit Kreditkarten, I-D Card.
– Reiseplan
– Meetingplan
– Reiseadapter
– Laptop
– Ladegerät Laptop
– Kamera mit vollem Akku
– Ladegerät Geschäftshandy
– Ladegerät iPhone
– iPad
– iPhone
– Geschäftshandy
– Kulturbeutel mit Rasierer, Medikamenten, Zahnbürste und Paste.
– zweites Paar Schuhe
– T-Shirt

So das wars. Jetzt wisst ihr wie ich das mache. Noch ein paar Fakten zu meiner Reisetätigkeit. Ich fliege ca. alle 2 – 3 Wochen für etwa 5 – 10 Tage nach Osten. Mein Einsatzgebiet erstreckt sich vom nahen Osten bis hin nach Neuseeland. Insgesamt mache ich ca. 150 000 bis 200 000 Meilen jedes Jahr.

Wenn ihr Fragen habt, einfach melden. Ansonsten wünsche ich euch allzeit guten Flug.

Ein Gedanke zu „TIP – Vorbereitung und Gepäck für eine Geschäftsreise

  1. Jürgen

    Hallo Hendric,

    da ich selber vor mehreren Geschäftsreisen stehe, fand ich deine Tipps sehr wertvoll. Vorallem die Details. Ich fand in der Regel sehr oberflächliche Berichte und Empfehlungen.

    Danke,
    Jürgen

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